O mês inteiro em uma página
Balanço fechado em abril não ajuda ninguém a decidir em agosto.
Onde dói
O contador entrega a obrigação fiscal, que é o trabalho dele e é indispensável. Só que aquele material foi feito para o fisco: chega tarde, vem em linguagem contábil e não responde as perguntas que o dono faz.
As perguntas do dono são outras. Qual produto está sustentando a empresa. Qual cliente dá trabalho e não dá margem. Se o mês foi bom por venda ou por não ter tido despesa grande. Para isso serve o relatório gerencial, e ele quase nunca existe.
Sem esse relatório, a avaliação do mês vira sensação: pareceu movimentado, então deve ter sido bom. Depois o extrato desmente.
O que a RD faz nesse ponto
01
DRE gerencial, separada da contábil
Mesma lógica, outra finalidade: agrupada do jeito que a sua empresa opera, com margem de contribuição visível e chegando até você no começo do mês seguinte, não meses depois.
02
Poucos indicadores, escolhidos
Três a cinco números que respondem as perguntas do seu negócio. Painel com trinta indicadores não é acompanhado por ninguém, e passa a sensação falsa de controle.
03
Comparação com os meses anteriores
Número solto não diz nada. O relatório mostra a série, para você enxergar tendência em vez de reagir ao mês isolado.
04
Uma página, linguagem de dono
Se precisar de explicação para ser lido, não vai ser lido. O relatório cabe numa página e usa as palavras que você usa.
Como isso aparece no seu dia a dia
Todo começo de mês existe um documento curto dizendo como foi o mês anterior: quanto entrou, quanto saiu, quanto sobrou, o que puxou para cima e o que puxou para baixo. Você lê em cinco minutos.
No encontro quinzenal a gente usa esse documento como pauta. Com o tempo, você começa a pedir cortes que eu não tinha pensado, porque passou a fazer perguntas melhores.
Quanto tempo leva
Primeiras 2 semanas
Definição das perguntas que o relatório precisa responder.
Mês 1
Primeira DRE gerencial fechada, com o plano de contas ajustado.
Mês 2 e 3
Indicadores escolhidos e série histórica começando a formar.
Mês 4 a 6
Fechamento mensal rodando pela sua equipe, com revisão comigo.
O erro que mais vejo
Confundir mês movimentado com mês bom
Sem relatório, a avaliação do mês vira sensação, e a sensação segue o movimento da operação. Já vi empresa comemorar o mês de maior faturamento do ano que tinha sido o de pior resultado, porque o crescimento veio de um produto de margem baixa e as despesas variáveis acompanharam a venda. O relatório de uma página existe para essa conversa acontecer no dia 5, e não no ano seguinte.
Perguntas que sempre aparecem
Como fazer relatório financeiro de uma empresa?
Começa pelo plano de contas: sem ele, todo relatório é uma soma de coisas que não deveriam somar. Depois se define o corte, ou seja, por qual chave você quer enxergar o resultado, que pode ser produto, unidade, canal de venda ou cliente. Só então vem o formato. A ordem inversa, escolher o modelo de relatório primeiro, é o motivo de tanta planilha bonita que ninguém usa.
Preciso de balanço patrimonial também?
Para decidir no dia a dia, a DRE gerencial e o fluxo de caixa resolvem quase tudo. O balanço entra quando o assunto é crédito, entrada de sócio ou venda da empresa, e nesses casos quem monta é o contador. Uma coisa não substitui a outra, e nenhuma PME precisa das três antes de precisar.
Qual a diferença entre DRE gerencial e DRE contábil?
A contábil segue regra fiscal e serve para prestar contas ao governo. A gerencial segue a lógica do seu negócio e serve para decidir: agrupa custo do jeito que você opera, mostra margem de contribuição e chega rápido. As duas convivem, e nenhuma substitui a outra.
Meu contador já não faz isso?
Ele faz a parte fiscal, que é obrigatória e tem prazo legal. O relatório gerencial normalmente não está no escopo dele, nem no preço que você paga. Quando está, costuma vir no formato contábil, que é correto e é difícil de usar para decidir.
Preciso de um sistema caro para ter relatório gerencial?
Não. A maioria das PMEs que atendo consegue o relatório com o sistema que já paga, mais uma planilha de apoio. O que faz o relatório existir é o plano de contas bem montado e a rotina de fechamento, não a ferramenta.
Com que frequência devo olhar esses números?
O fechamento é mensal, e o caixa é semanal. Olhar tudo todo dia gera ansiedade e nenhuma decisão melhor; olhar só no fim do trimestre é tarde para corrigir.
Outros pontos onde o dinheiro escapa
Trinta minutos para saber se é isso que a sua empresa precisa
A primeira conversa é gratuita. Você sai dela sabendo o que atacar primeiro, mesmo que decida não contratar nada.